Эффективно – значит вместе. Системы видеоконференций

 | 17.05

Известно, что эффективность коммуникации более чем наполовину зависит от невербальных сигналов – тона голоса и языка жестов. Сколько из этих важных невербальных деталей теряется каждый день в ходе общения по электронной почте или при помощи конференцсвязи? Если же собеседники видят друг друга, в разговоре сохраняется элемент личного общения. Такой диалог помогает повышать уровень доверия, устранять недоразумения и заставляет сотрудников быть более ответственными в отношении своих действий.

Разумеется, в условиях современного бизнеса не всегда возможно проведение личной встречи. Но видеосвязь позволяет создать практически столь же эффективное средство коммуникации: виртуальную систему для личного общения в режиме реального времени. Системы телеприсутствия и видеосвязи – мощные мультимедийные средства, обеспечивающие естественное личное общение, даже если собеседники находятся за много километров друг от друга, а зачастую и на разных континентах.

Что это означает для вашего бизнеса? Многие организации рассматривают системы телеприсутствия и видеосвязи в качестве важнейших средств для сокращения расходов. И для этого есть все основания: почти 90 % пользователей решений для совместной работы с применением видеотехнологий указывают на то, что уменьшение количества командировок и соответствующее снижение затрат является преимуществом данных решений. Тем не менее, затраты — это лишь один из элементов стратегии внедрения видеотехнологий, которая может также включать повышение продуктивности, более ответственное отношение к вопросам экологии и улучшение баланса между работой и личной жизнью сотрудников.

Сфера использования

Сегодня у организаций, планирующих приобрести решение телеприсутствия или видеосвязи, значительно более широкий выбор, чем еще несколько лет назад. Облик индустрии решений для совместной работы с применением видеотехнологий меняется с каждым днем. С распространением IP-технологий, упрощением пользовательских интерфейсов и внедрением новых формфакторов, таких как персональные видеорешения бизнес-уровня для настольных ПК или ноутбуков, решения для совместной работы с применением видеотехнологий стали доступны, как никогда. В то же время, с появлением решений телеприсутствия с эффектом «погружения» и комнатных систем высокой четкости увеличились и ожидания пользователей в отношении качества и дизайна. В связи с тем, что диапазон решений для совместной работы с применением видеотехнологий расширяется, необходимо тщательно отобрать из широкого ряда возможностей и функций те, которые войдут в программу внедрения системы видеосвязи, лучше всего отвечающей вашим потребностям.

Представьте, каким образом ваша организация будет применять видеотехнологии. С помощью решений для совместной работы с применением видеотехнологий вы сможете усовершенствовать практически все рабочие процессы, которые в данный момент предполагают использование телефонии, электронной почты или командировок. После внедрения системы видеосвязи, вы будете удивлены тем, сколько дополнительных возможностей появилось для улучшения процессов обмена информацией. Ниже приведены несколько примеров, которые демонстрируют эффективность использования видеосвязи на разных уровнях организации.

Высшее руководство

• Проведение регулярных личных встреч с любыми сотрудниками в любой точке света.

• Проведение совещаний совета директоров без расходов и сложностей, связанных с командировками.

 Возможность связываться с ключевыми лицами, принимающими решения, по мере необходимости, практически мгновенно и «лично».

 Трансляция потокового видео в режиме реального времени или запись совещаний у генерального директора для просмотра всеми сотрудниками.

• Участие в семинарах или торговых выставках без необходимости уезжать в командировки.

• Улучшение баланса между работой и личной жизнью.

Отдел продаж и маркетинга

• Укрепление связей с заказчиками и создание новых возможностей продаж благодаря более частым встречам на видеоконференциях с эффектом личного присутствия.

• Предоставление заказчикам, работающим в филиалах, возможности связываться со специалистами, которые работают на дому или в удаленных офисах.

 Предоставление торговым представителям, работающим вне офиса, возможности связываться с головным офисом для получения инструкций и передачи опыта в более персонализированной среде.

 Проведение маркетинговых исследований в ходе личного общения с заказчиками.

• Передача маркетинговых материалов торговым представителям.

• Обслуживание большего числа заказчиков в день с минимальными переездами.

Отдел персонала

• Проведение личных интервью с удаленными кандидатами с минимумом затрат и сложностей, связанных с командировками.

• Эффективное обучение за счет объединения участников в виртуальные группы на видеоконференциях с эффектом личного присутствия.

• Плавная интеграция сотрудников после слияния компаний.

• Усиление и поддержание программ телеработы.

• Проведение общекорпоративных собраний в режиме реального времени и с эффектом личного присутствия.

• Подготовка планов обеспечения непрерывности бизнеса.

Отделы исследований и разработки продукции

• Мгновенная передача документации и чертежей продукции и внесение изменений в режиме реального времени.

• Устранение недоразумений, связанных с различиями между культурами в разных странах.

 Создание виртуальной комнаты для быстрой организации совместной работы сотрудников разных подразделений.

 Сбор отзывов от поставщиков и заказчиков в режиме реального времени.

• Быстрый доступ к удаленным специалистам.

 Быстрый вывод продукции на рынок.

Производственный отдел

• Быстрое принятие продуманных решений по вопросам разработки и дизайна продукции.

• Контроль качества, охватывающий все заводы.

 Предоставление консультаций экспертов для удаленного ремонта оборудования.

• Согласование сроков поставок с поставщиками.

 Создание единой корпоративной культуры, объединяющей удаленные филиалы и головную компанию.

 Подготовка планов обеспечения непрерывности бизнеса.

• Проведение опросов фокусных групп вместе с заказчиками.

• Непрерывное обучение персонала.

• Упрощение управления цепочкой поставок.

Отдел финансов

 Совместная работа в режиме реального времени: формирование стратегий на каждый день, обмен новостями и сведениями о состоянии рынка, а также принятие решений без возможных недоразумений.

 Предоставление заказчикам удаленных филиалов возможности связываться со специалистами по финансовым вопросам.

• Проведение собеседований с кандидатами из других городов на видеоконференциях с эффектом личного присутствия.

 Возможности для проведения обучения с инструктором и консультаций.

Государственный сектор

• Согласование действий с национальными, региональными и местными правительственными организациями.

• Проведение совещаний с высоким уровнем безопасности.

 Предоставление возможностей для обучения с минимальными затратами.

• Развитие инициатив по телеработе.

• Подготовка планов обеспечения непрерывности бизнеса.

Общественная безопасность

 Эффективное согласование работ по устранению последствий аварий.

 Создание мобильных командных пунктов.

• Передача информации большему количеству слушателей в режиме реального времени.

• Возможность мгновенно подключать специалистов к решению любых проблем.

Сфера здравоохранения

• Удаленная диагностика в сельских или городских медицинских центрах.

• Организация личных встреч медицинских работников для консультаций и передачи опыта.

 Предоставление переводческих услуг для пациентов и медицинских работников.

 Участие в программах непрерывного обучения специалистов-медиков.

Сфера образования

• Совместная работа с другими учебными заведениями в режиме реального времени и с эффектом личного присутствия.

• Предоставление доступа к обучению студентам из сельских или удаленных областей так, как если бы они находились в аудиториях.

• Включение в учебный план проводимых экспертами презентаций и виртуальных путешествий.

• Проведение программ непрерывного образования и обучения для преподавателей и сотрудников.

• Проведение совещаний с руководством других кампусов с эффектом личного присутствия.

Видеосвязь и забота об экологии

По данным Sierra Club, в результате человеческой деятельности содержание двуокиси углерода (CO2) в атмосфере увеличилось за последние 100 лет на 30 %. И этот процент продолжает расти, несмотря на повышение уровня осведомленности о наличии данной проблемы. По данным Федерального управления авиации США, объем выбросов парникового газа только авиалайнерами, совершающими внутренние рейсы, увеличится к 2025 году на 60 %.

В среднем решения Cisco для совместной работы с применением видеотехнологий дают возможность уменьшить количество командировок на 30 % – это не только повышает рентабельность компании, но и помогает снизить объем выбросов CO2 в атмосферу. Например, компании Vodafone удалось отказаться от 13 500 перелетов в год, благодаря чему ежегодный объем выбросов двуокиси углерода сократился на 5500 тонн. Компания Applied Materials также использует решения для совместной работы с применением видеотехнологий в рамках своей инициативы по защите окружающей среде, цель которой состоит в том, чтобы к 2012 году уменьшить общий объем выбросов CO2 на 50 000 тонн.

Окупаемость инвестиций

Когда вы определите сферы использования решения для совместной работы с применением видеотехнологий в вашей организации, вы сможете рассчитать экономию времени и ресурсов, которую вам даст такое решение. При этом необходимо учитывать следующие параметры:

•  Количество сотрудников, которые вынуждены приезжать из других городов на совещания, и затраты на такие поездки.

•  Эффективность использования сотрудниками своего рабочего времени, когда они не находятся в командировке.

•  Сроки вывода новой продукции на рынок. Сроки выполнения заказа на предоставление консультационных услуг. Сроки найма новых сотрудников. Сроки устранения проблем.

•  Возможности консолидации обучения таким образом, чтобы уменьшить количество командировок, сократить время, в течение которого сотрудники не работают, и время, необходимое на обучение.

Можно оценить показатель окупаемости инвестиций для каждого случая замены какого-либо вида деятельности на функцию решения для совместной работы с применением видеотехнологий. Удовлетворение ваших потребностей при помощи решений для совместной работы с применением видеотехнологий.

Единое решение

Камера. Микрофон. Монитор. Докладчик. Кодек. Вот пять основных компонентов, из которых состоит решение для совместной работы с применением видеотехнологий. Камера и микрофон записывают изображение и звук в одном помещении. Кодек преобразует полученные данные в цифровой сигнал и сжимает его перед отправкой по сети. На другом конце канала кодек распаковывает сигнал и передает картинку на монитор, а звук – на динамики.

Видеовызов может связывать два или более подразделений, причем для каждого из них будут доступны все возможности системы. В зависимости от требований приложений и доступного бюджета у вас есть широкий выбор разных решений для совместной работы с применением видеотехнологий. Специальные системы созданы для каждого рабочего пространства – от залов для совещаний до настольных компьютеров, от удаленных офисов до производственных отделов. Если вы выберете поставщика, который предлагает решения на базе единой платформы, то все ваши системы смогут без труда взаимодействовать друг с другом.

Выбор поставщика

Идеальный поставщик всегда действует как партнер вашего бизнеса. При составлении списка наиболее вероятных поставщиков необходимо учитывать следующие характеристики:

•  надежное финансовое положение и эффективная бизнес-модель;

•  проверенная репутация компании, этичные способы ведения бизнеса и профессиональный авторитет;

•  быстрая, эффективная система обслуживания заказчиков;

•  экономичные программы обслуживания, поддержки и обучения

Robo User
Web-droid editor

Додати коментар

Ваша email адреса не буде опублікована.