Обзор систем управления документами (DMS) для малого и среднего бизнеса

 | 06.00

документы ноутбук

В компаниях с активным документооборотом рано или поздно наступает момент, когда несистематизированность документации приводит к замедлению рабочих процессов. А еще хуже ситуация, когда большинство документов находится в бумажном виде, что усложняет доступ к ним и требует много пространства в офисе. 

Компания Reisswolf, европейский оператор архивных услуг полного цикла, помимо хранения документации в своих архивных хранилищах, также предоставляет услуги по трансформации документации в е-формат и ее хранению. С выходом на украинский рынок компания столкнулась с выбором самой оптимальной для малого и среднего бизнеса (МСБ) системы управления документами (Document management software, дальше — DMS), которая позволила бы бизнесам эффективно работать со своими документами в онлайн-формате.

В статье Reisswolf Ukraine делится своим опытом выбора программы Folderit в сравнении с 4 другими известными DMS, а также рассказывает, почему простого облачного хранилища недостаточно для хранения бизнес-документов.

документы ноутбук

В чем же отличие DMS от системы облачного хранилища?

Основное, что отличает DMS от “облака”, — бóльшая безопасность и более масштабная функциональность, который позволяет не просто хранить документы, а и эффективно упорядочивать и работать с документами в онлайн-формате параллельно нескольким сотрудникам. 

Еще одно важное отличие DMS — функция оптического распознавания символов — OCR. Благодаря ей отсканированные документы, загруженные в систему, легко считываются при поиске. Эта функция просто незаменима для компаний, которые переводят бумажные документы в е-формат. С ней не нужно тратить дополнительное время на перевод PDF-документов в текстовой формат.

Безопасность и конфиденциальность безусловно важна многим бизнесам. И с DMS можно об этом не беспокоиться, в ней есть возможность настройки уровней доступа к информации. Вы можете самостоятельно легко настраивать ограниченный доступ к некоторым папкам или документам для определенных сотрудников и департаментов. Каждый видит и работает только с тем, к чему у него есть доступ. 

Как же выбрать оптимальную DMS? Опыт Reisswolf Ukraine

Ниже представлен сравнительный обзор 5 DMS: PandaDoc, Box, pCloud, ShareFile (от Citrix), Folderit.

Обзор проведен по 10 важным для бизнеса критериям: мультиязычность (наличие украинского/русского языка), уровень безопасности хранения данных, уровень конфиденциальности доступа к документам, наличие электронной подписи, локальное резервное хранение и возможность восстановления файлов, наличие технологии оптического распознавания символов (OCR), совместная работа в реальном времени над документом, офлайн-доступ, наличие мобильных версий, ценовая политика.

Фактор 1. Мультиязычность

PandaDoc: английский, французский, итальянский, немецкий, польский, испанский, словацкий, голландский.

Box: английский, французский, итальянский, немецкий, польский, испанский, голландский, датский, финский, норвежский, португальский, шведский, бенгальский, китайский (упрощенный и традиционный), японский, корейский язык, хинди, турецкий, русский.

pCloud: английский французский, немецкий, испанский, португальский, итальянский, турецкий, болгарский, русский.

ShareFile: английский, испанский, португальский  французский, итальянский, немецкий, китайский (упрощенный), японский, корейский, голландский, русский.

Folderit: немецкий, английский, эстонский, финский, французский, хорватский, латышский, литовский, испанский, сербский, турецкий, русский, украинский. 

Опыт Reisswolf Ukraine: начиная работать с Folderit, компании договорились о партнерстве и Reisswolf Ukraine локализовала программу под украинский рынок. Кроме того, важным для архивного оператора было то, что в программу встроена автоматизация распознавания языка в оцифрованных документах, благодаря чему можно легко найти нужный файл вне зависимости от того, на каком языке изложена информация в этом файле. И плюс ко всему, программа поддерживает распознавание текста кириллицей. 

Фактор 2. Безопасность хранения данных на облачном хранилище 

PandaDoc: серверы PandaDoc размещаются на платформе Amazon Web Services.

Все серверы, на которых работает программное обеспечение PandaDoc, являются новейшими системами Linux, которые постоянно обновляются. Программа использует шифрование AES-128 для данных. 

Box: предлагает полный набор расширенных функций безопасности, включая шифрование файлов, настраиваемые правила хранения данных и управление мобильностью предприятия. Администраторы могут управлять политиками доступа и совместного использования внутри и за пределами своих организаций.

Box также предлагает клиентам возможность использовать ключи шифрования, которыми они могут управлять. 

Box интегрировал своё хранилище с сервисом Amazon CloudHSM, который как раз предоставляет услугу облачного хранения ключей. Отметим, что каждый файл, загружаемый в Box, шифруется индивидуальным ключом шифрования. 

pCloud:  файлы защищены 256-битным шифрованием AES во время и после передачи. Чтобы дополнительно гарантировать безопасность, pCloud использует протокол TLS/SSL, применяемый при передаче информации с устройства пользователя на серверы pCloud. Более 5 копий файлов хранятся как минимум в трех местах на сервере в защищенной области хранения данных.

ShareFile: данные хранятся на серверах, поддерживаемых Amazon Web Services. Все центры обработки данных, содержащие серверы ShareFile, сертифицированы SSAE 16, что доказывает их соответствие высоким стандартам безопасности. Все передачи файлов через службу ShareFile зашифрованы с использованием 256-битного SSL (Secure Sockets Layer — уровень защищенных сокетов).

Folderit: программа является официальным партнером Amazon и WUC Technologies, и всё решение построено на базе инфраструктуры Amazon Web Services.

Еще больше о безопасности этой программы говорит то, что в ней все соединения в общедоступных и внутренних сетях системы облачного хранения оцифрованных документов выполняются через шифрование SSL (Secure Sockets Layer). Программа отслеживает все попытки входа в систему,  в то время, как все разработчики работают абсолютно без доступа к данным клиентов. 

   

Фактор 3. Уровень конфиденциальности доступа к документам

PandaDoc: можно создавать разные рабочие пространства, где есть четыре типа ролей, и три из них могут быть назначены новым добавленным членам команды. Это — владелец учетного профиля, администратор, менеджер, член группы.

Box: после недавних обновлений была добавлена возможность определения ролей администратора, соадминистратора, участника и просмотр уровня доступа каждой роли. 

pCloud: есть возможность создавать команды, системный администратор определяет уровни доступа к документам. В стандартном бизнес пакете всего три пользователя. 

ShareFile: администратор может определять уровни доступа к документам участников команды и клиентов.

Folderit: помимо того, что имеется возможность создать неограниченную иерархию папок под основной учетной записью, также можно создать 4 дополнительные роли и распределить между ними разные документы используя один для работы, другой — для личных или других нужд, и поделиться ролями с подходящими вам людьми.

Опыт Reisswolf Ukraine: в программе Folderit можно создавать виртуальный маршрут, структуру, по которой отдельные люди или департаменты внутри компании имеют ограниченный доступ к тем или иным документам. Каждый видит и работает только с тем, что ему нужно.

В Folderit есть дополнительный порог безопасности — утверждение документов для общего спейса, куда попадают новые оцифрованные документы. Вы можете настроить так, чтобы перед тем, как документ станет общедоступным, его должен утвердить администратор, которому этот документ автоматически приходит (и если пожелаете, утверждение может проходить при условии проставления электронной подписи).

Фактор 4. Электронная подпись

У всех представленных DMS (PandaDoc, Box, pCloud, ShareFile и Folderit) есть функция электронной подписи.

Фактор 5. Локальное резервное хранение и возможность восстановления файлов

PandaDoc: программа делает полные ежедневные автоматизированные резервные копии баз данных. Все резервные копии зашифрованы.

Box: удаленные файлы с корзины не подлежат восстановлению.

pCloud: есть возможность восстановить файлы из корзины в течение 30 дней. Удаленные файлы не подлежат восстановлению.  

ShareFile: необходимо самостоятельно бэкапить файлы, создавая резервные копии. Файлы, папки, отправленные сообщения и уведомления архивируются, а не удаляются, когда они больше не нужны.

Folderit: делают бэкап на сервере Amazon. В программе происходит стандартное двойное копирование данных — есть основной сервер, куда поступает и хранится вся информация, которая в активном пользовании, и параллельно делается резервный бэкап safe информации, которая поступает на это облако или на сервер. 

Опыт Reisswolf Ukraine: в Folderit можно сделать копирование даже в три или четыре уровня. Например, можно хранить информацию на облаке, иметь бэкап этой информации на облаке и дополнительно бэкапить информацию на личный жёсткий диск.

Фактор 6. Технологии оптического распознавания символов (OCR)

У решений PandaDoc, Box, pCloud и ShareFile технология оптического распознавания символов отсутствует.

Folderit: благодаря встроенной технологии оптического распознавания символов (OCR) оцифрованный текст в PDF-файлах или текст в снимках экрана, фотографиях легко распознается системой при поиске и его не нужно переводить в текстовый формат.

Другие факторы

Совместная работа в реальном времени над документом

Все обозреваемые решения (PandaDoc, Box, pCloud, ShareFile и Folderit) дают возможность работать с документами в реальном времени нескольким пользователям параллельно.

Оффлайн-доступ

  • PandaDoc: нет возможности. 
  • Box: необходимо присваивать автономный статус каждой папке/файлу. 
  • pCloud: есть возможность самостоятельного выбора папки/файла для перевода в офлайн формат.
  • ShareFile: необходимо присваивать автономный статус каждой папке/файлу
  • Folderit: документы в офлайн формате сохраняются, либо при загрузке на облако, либо при скачивание с него.

Мобильные версии

Мобильные версии доступны у PandaDoc, Box, pCloud, ShareFile. В Folderit есть только десктоп версия.

Стоимость (c учетом функций, указанных в обзоре)

  • PandaDoc: от 49 евро в месяц (при годовом плане).
  • Box: 31, 50 евро в месяц  (при годовом плане).
  • pCloud:  24 евро в месяц (при годовом плане).
  • ShareFile: 100 евро в месяц (при годовом плане).
  • Folderit: 27,85 евро в месяц  (при годовом плане) — для украинских компаний при покупке пакета через Reisswolf Ukraine. Стоимость для других клиентов — 44,1 евро в месяц (при годовом плане).

Мы выбрали Folderit, потому что это программа обеспечивает оптимальное сочетание широкой функциональности и высокой безопасности за оптимальную цену.

Ваш выбор — за вами, и будет зависеть от потребностей вашего бизнеса. И помните, у каждой программы есть пробный период, поэтому можете в риал-тайм проверить эффективность каждой DMS и решить для себя, какая из них оптимально подойдет вам.

Сергей Алони, директор архивного оператора Reisswolf Ukraine

Специально для https://hi-tech.ua/ 

Robo User
Web-droid editor

Додати коментар

Ваша email адреса не буде опублікована.