Оргтехника: рекомендации по снижению затрат

 | 13.18

"Телеком. Коммуникации и сети" 5/2008, с. 53

Покупатель приобретает товар и очень скоро в полной мере ощущает вес скрытых расходов. В связи с этим актуальной становится тема совокупной стоимости владения — Total Cost of Ownership (TCO). Как известно, этот показатель представляет собой сумму всех расходов, которые влечет за собой пользование продуктом.

В этой статье мы рассмотрим, какие расходы вытекают из владения лазерными монохромными принтерами. Кстати, принтеры, работающие по лазерной технологии, взяты не случайно: их использование влечет за собой на порядок больше расходов, чем владение струйными. Это не значит, что «струйники» лучше, просто они предназначены для других целей с другими критериями производительности и качества.

Итак, для анализа TCO были выбраны лазерные монохромные принтеры с приблизительно одинаковыми техническими характеристиками основных ведущих вендоров, представленных в Украине: OKI B4400, Samsung ML-2850D, Xerox Phaser 3125, Lexmark E250D, Brother HL-5240. (Сразу отметим, что каждый из принтеров обладает своими конструтивными особенностями, что не позволяет произвести абсолютно идентичное сравнение. Кроме того, в моделях выбранного класса перечень расходных материалов может отличаться. Стоит подчеркнуть также, что статья не является руководством к приобретению, ее цель — показать на примере таких привычных устройств, как принтеры, насколько много параметров нужно учитывать при подсчете TCO — прим. ред.)

Методы расчета TCO

Для начала определимся, как будет рассчитываться TCO и что войдет в расчет. Первое, что нужно сделать — поставить устройства на единый конвейер. Общепринятый оптимальный срок расчета для TCO — пять лет. По его истечении к принтеру становится сложно приобрести оригинальные расходные материалы и запасные части. Предполагается, что принтер печатает офисную документацию на бумаге формата А4 с заполнением 5 % и производительностью 10 тыс. стр. в месяц.

Разберемся теперь с критериями оценки. Сюда войдут все возможные расходы, связанные с приобретением устройства, постоянные текущие затраты на ресурсы (расходные материалы и потребление энергии), расходы на прохождение профилактики, вызов сервисного инженера, транспортные затраты на доставку и возвращение принтера из сервисного центра (СЦ). Расчет транспортных расходов производился с учетом разветвленности сети СЦ по Киеву и средней стоимости проезда на такси. Чтобы определить этот показатель для другого города Украины, приведены данные по количеству сервисных центров в регионах. В таблице указаны как транспортные расходы, так и затраты на вызов инженера, но так как это альтернативные варианты, то в расчет включены оптимальные данные. Сразу следует отметить, что некоторые данные не отмечены либо поданы в ознакомительном порядке и в расчет не входят (например, первичная доставка устройства, его тестирование, подключение и обучение персонала).

В последней части таблицы расчета TCO приведены затраты на ремонт и сопутствующие расходы. Принтеры, как и любая техника, приходят в неисправность. Ремонты бывают нескольких типов по степени сложности, и эта цифра во всех СЦ заранее определена. Изучая эту часть таблицы, нужно понимать, что данные по количеству замен не могут восприниматься как данность. Невозможно точно определить, сколько раз сломается та или иная деталь, и статистики ремонтов, как правило, не ведутся, а если и ведутся, то эти цифры также условны. За пять лет принтер может ни разу не сломаться, а может ломаться по нескольку раз в год. Имеет место также новизна модели: как известно, первые устройства заявленной модели самые надежные.

Гарантийное обслуживание

Затронем еще тему гарантийного и постгарантийного обслуживания. Немаловажным пунктом в таблице стоимости владения является пункт «Срок гарантийного обслуживания», учтенный в расчете. Пара дополнительных лет на гарантийном обслуживании способна существенно снизить TCO. Но и здесь есть свои подводные камни. Дело в том, что у разных вендоров гарантийное обслуживание предполагает разные пункты. Покупая принтер у одного вендора, можно в течение гарантийного периода вспоминать только о расходниках. Некоторые производители предоставляют клиентам возможность продлить срок гарантийного обслуживания вплоть до четырех лет, так что если не возникает особого желания тратить усилия еще и на принтер, то такое продление может быть целесообразным. Но опять же нужно понимать, что подразумевается под продленным гарантийным обслуживанием.

Светодиодная и лазерная технологии печати в одной строке

Возможно, эта тема покажется немного отдаленной от TCO, но если ее не затронуть, могут возникнуть некоторые противоречия в расчетах.

Лазерные и светодиодные принтеры относят к одному классу принтеров, отделяя их от струйных, матричных и сублимационных. На это есть обоснованные причины. При лазерной печати используется принцип сухого электростатического переноса. Его суть в том, что красящее вещество (тонер) за счет электростатики «прилипает» к светочуствительному барабану в тех местах, где он подвергся воздействию источника света. Далее тонер перетягивается на бумагу за счет электростатики, в результате чего формируется изображение, которое закрепляется в печке принтера под воздействием температуры и давления. Традиционно в качестве источника света используется один лазерный диод, луч от которого, проходя через систему развертки, попадает на светочувствительный барабан. Светодиодная печать имеет тот же принцип работы, но источником света являются альтернативные светоизлучающие диоды (LЕD, Light Emmitting Diode). Оба источника света позволяют производить отпечатки, абсолютно идентичные по набору потребительстких свойств. Однако у каждой из технологий есть свои особенности.

Светодиодный метод имеет один недостаток — качество печати чуть уступает лазерному. По всем остальным параметрам светодиодные принтеры ушли далеко вперед. При этом стоимость светодиодных принтеров и расходных материалов к ним дешевле, чем в случае лазерных.

Анализ данных расчета TCO

Перейдем к самой интересной части — анализу полученных результатов. Первое, на что стоит обратить внимание: TCO в своей максимальной разнице превышает стоимоть самого устройства в 120 раз — достаточно весомый аргумент, чтобы смотреть на стоимость устройства чуть ли не в последнюю очередь! Львиную долю всех затрат составляют расходные материалы. Их процент от TCO колеблется от 78 до 91, при этом: OKI B4400 — 78 %, Samsung ML-2850D — 85 %, Xerox Phaser 3125 — 86 %, Lexmark E250D — 91 %, Brother HL-5240 — 80 %. Вот на что нужно обращать внимание в первую очередь, и, покупая принтер, рациональнее спрашивать, не сколько стоит это устройство, а какова стоимость расходных материалов к нему. Максимальные затраты на ремонт, которые может повлечь за собой эксплуатация принтера в процентном соотношении составляют 8–17 %, при этом: OKI B4400 — 8 %, Samsung ML-2850D — 12 %, Xerox Phaser 3125 — 12 %, Lexmark E250D — 7 %, Brother HL-5240 — 17 %. На все остальные расходы — транспорт, электроэнергия, профилактика и т. д. — в основном приходится около 2 % (в отдельных случаях дотягивая до 8 %).

Разница в производительности у наших устройств колеблется от 24 до 28 стр. в минуту. Так вот (чтобы не возникало лишних иллюзий), если принтер будет печатать непрерывно в течение часа, то число отпечатанных страниц составит 1680 и 1440 соответственно, то есть во втором случае всего на 240 страницы меньше. Маловероятно, что печатать принтер будет в таком режиме всегда, поэтому разница в печати будет неощутимой.

Вопрос: почему стоимость владения светодиодным принтером ниже, чем TCO лазерным? Все опять-таки сводится к особенностям технологии печати. За счет нее расходники стоят меньше, да и ремонту такие устройства подлежат реже. Это связано с тем, что благодаря миниатюрным размерам светодиодов их можно расположить в очень небольшом устройстве — светодиодной линейке. В лазерном же принтере используется довольно сложная оптико-механическая система, в которой присутствуют прецизионные по настройке зеркала и вращающаяся многогранная призма. Традиционно считается, что система, в составе которой есть движущиеся части, является менее надежной, чем система без таких частей.

Как снизить расходы на TCO?

Для начала поговорим о ремонте. Чтобы принтер реже выходил из строя, необходимо проходить профилактическое обслуживание (чему у нас в силу ментальных особенностей уделяют мало внимания), подключать устройство в соответствии с инструкцией, избегать самостоятельных заправок картриджей, попадания вместе с листами скрепок и т. д.

Начнем с профилактики. Профилактическое обслуживание заключается в очистке, смазке и регулировке функциональных узлов и механизмов офисной техники. Это регламентная процедура, предусмотренная производителем для нормальной работоспособности аппарата. Ее периодичность также устанавливается вендором и различна для разных моделей. Она зависит как от месячной нагрузки на аппарат, так и от условий эксплуатации. Следуя советам вендора по числу прохождений профилактического обслуживания, можно предупредить поломку принтера и в итоге снизить TCO.

На практике почти 80 % поломок оргтехники можно было бы избежать, если бы пользователи соблюдали инструкцию, прилагаемую к устройству, или хотя бы элементарные правила эксплуатации. Для принтеров правила несложны. Сначала принтер подсоединяют к компьютеру, а затем включают в электрическую сеть. В противном случае у обоих устройств могут сгореть порты ввода-вывода, и ситуация обычно расценивается как нарушение инструкции, при этом гарантия аннулируется. Для печати нужно использовать бумагу плотностью не ниже 60 г/кв. м, гладкую и хорошего качества, а чтобы бумага не впитывала влагу, хранить ее в сухом месте. Если эти требования не будут выполнены, бумага может намотаться на валики печки и вывести из строя некоторые элементы принтера. К такому же результату может привести использование в качестве носителя типографских бланков, бумаги, на которой уже что-то напечатано или написано. А попытка печати на бумажном листе с канцелярской скрепкой обычно приводит к необходимости замены фотобарабана. Также весьма опасна и самостоятельная заправка картриджа: производитель подбирает состав тонера с учетом технических особенностей моделей и при заправке тонер-картриджа порошком другого состава возможны проблемы.

Если производить ремонт самостоятельно опасно, то провести предварительный осмотр под силу большинству пользователей: принтеры, как правило, имеют самодиагностику.

В помещениях с повышенной влажностью сильно пачкается оптический узел, в пыльных помещениях больше загрязняются высоковольтные узлы и образуется нагар в узле фиксации. Но даже и в нормальных условиях тонер из блока проявки понемногу просыпается даже в совершенно исправных аппаратах, а любая бумага имеет ворсинки на поверхности, и при протяжке образуется бумажная пыль, оседающая на всех узлах аппарата.

Если соблюдать все эти несложные правила, то можно с минимумом затрат за пять лет из 600 тыс. отпечатанных листов построить один этаж бизнес-центра с надписью «А ведь это могло быть здание из кирпича за те же деньги!». Так что если уж вкладывать такие огромные суммы в работу принетра, то неплохо было бы задуматься о стоимости его владения перед покупкой.

Ксения Кондрат

Robo User
Web-droid editor

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *